Konstruktives Feedback in der Planungsphase

Das Einholen von Feedback stellt einen der wichtigsten Aspekte im Planungsprozess dar. Gerade in der Entwurfsphase, in der entscheidende Fragen geklärt und die Weichen für den weiteren Projektverlauf gestellt werden, ist ein regelmäßiger Austausch unverzichtbar.

Doch erfahrungsgemäß wird Feedback als Herausforderung wahrgenommen. Zum einen, weil Rückmeldungen nicht konstruktiv erbracht werden. Zum anderen fehlen den Beteiligten häufig die Mittel, zielgerichtet mitzuteilen, welche Probleme zu lösen sind.

Warum ist Feedback während der Planungsphase so wichtig, wie unterscheidet sich konstruktives und dekonstruktives Feedback und zu welchem Zeitpunkt ist das Einholen von Meinungen anderer sinnvoll? Diesen und weiteren Fragen sind wir nachgegangen.

Die Bedeutung von Feedback in der Planungsphase

Ein guter Entwurf lebt vom Austausch aller Projektbeteiligten. Auch wenn sich bei der Bedarfsanalyse erste Fragen klären und Wünsche und Vorstellungen ermittelt lassen, stellt diese nur den ersten Schritt auf dem Weg zum gewollten Ergebnis dar. Vielmehr sind die gewonnenen Erkenntnisse in der Planungsphase weiter zu konkretisieren, wobei der Planer auf Rückmeldungen und Einschätzungen verschiedener Interessensgruppen angewiesen ist. So lassen sich Konzepte weiterentwickeln und Planungen so lange verfeinern, bis diese allen Anforderungen gerecht werden.

Feedback gibt dem Planer die Möglichkeit, durch einen regelmäßigen Austausch schnellere und bessere Resultate zu erzielen. Zudem wirkt sich konstruktives Feedback positiv auf die Bildung eines starken Teams aus und kann die Motivation des gesamten Projektteams steigern. Dies belegt auch eine Studie von Richard Conniff, der in der New York Times über menschliches Verhalten schreibt. Demnach kann Feedback Motivation und Leistung um bis zu 10% steigern, während die Würdigung bereits erreichter Ziele sogar einen Anstieg von 17% zur Folge haben kann.

Anforderungen an gutes Feedback

Probleme identifizieren statt Lösungen zu präsentieren

Es gibt einen Grund, warum Experten für die Planung und Realisierung von Bauprojekten beauftragt werden. Aufgrund von jahrelanger Erfahrung und einem Wissensvorsprung, können diese Aufgaben schneller und kostengünstiger realisieren. Deshalb ist es im besten Interesse des Auftraggebers, deren Leistungen und Meinungen zu beachten.

Umso wichtiger ist es, dass Rückmeldungen nicht (nur) in Form von Lösungen, sondern vielmehr durch das Aufzeigen bestehender Probleme erfolgen. Dadurch können die Experten die Anmerkungen in einen Zusammenhang bringen und erfahren mehr über den Hintergrund bzw. das Warum.

Bauprojekte zeichnen sich durch ihre Komplexität aus. Oft steckt mehr dahinter, als auf den ersten Blick offensichtlich scheint. Anstatt voreilig Lösungen zu präsentieren, die sich in der gewollten Form nicht umsetzen lassen oder ungewollte Änderungen in anderen Teilbereichen hervorrufen, sollte sich der Feedback-Geber zunächst mit den Problemen und deren Ursachen beschäftigen und bei der Entwicklung von Lösungsvorschläge dann auf das Know-How der Experten vertrauen.

Spezifisch und zielgerichtet

Feedback sollte immer möglichst spezifisch und zielgerichtet stattfinden. Sowohl der Feedback-Geber wie auch -Nehmer haben sich zu vergewissern, dass die andere Partei die Äußerungen verstehen und nachvollziehen kann. Dies ist besonders bei gestaltungstechnischen Fragen von großer Wichtigkeit, bei denen es nicht zwingend ein Richtig oder Falsch gibt.

Beide Seiten sind deshalb gefragt, angesprochene Probleme genau zu erfassen und sich in die andere Person hineinzuversetzen. Stellen Sie Fragen, wenn etwas unklar sein sollte und versuchen Sie Ihre Meinung möglichst anschaulich zu präsentieren.

Weiter sollte sich nur mit solchen Aspekten auseinandergesetzt werden, die in der aktuellen Planungsphase von Bedeutung sind. Gerade unerfahren Bauherren neigen dazu, sich zu früh mit Detailfragen auseinanderzusetzen.

Unsere Hotsportfunktion ermöglicht es allen Projektbeteiligten gezielt und in Echtzeit Feedback zu geben und Ideen auszutauschen. Die Hotspots können Kommentare, Dateien oder auch Bilder enthalten.

Reaktionsbasierendes Feedback vermeiden

Konstruktives Feedback setzt eine intensive Auseinandersetzung mit der Planung voraus. Feedback-Geber tendieren erfahrungsgemäß jedoch häufig zu vorschnellen, auf Reaktionen beruhenden Feststellungen. Dabei läuft man Gefahr, Dinge zu übersehen oder Entscheidungen fehlzuinterpretieren.

Je fundierter und überlegter eine Rückmeldung geäußert wird, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Beachtung findet und in der gewünschten Form in die Planung einfließt. Wichtig ist es deshalb, dass dem Betrachter ausreichend Zeit zur Verfügung gestellt wird, bevor der Entwurf gemeinsam besprochen wird.

Balance halten

Bei der Erbringung von Feedback setzen sich die Betrachter in erster Linie mit den negativen Aspekten der erbrachten Leistungen auseinander. Lösungen, die den eigenen Anforderungen gerecht werden oder Erwartungen gar übertreffen, kommen hingegen meist zu kurz.

Zwar ist es das Ziel, durch Feedback Verbesserungsmöglichkeiten und Fehler zu identifizieren. Dennoch kann gerade auch positives Feedback erheblich zum Projekterfolg beitragen. Der Feedback-Nehmer erfährt dadurch nämlich, was funktioniert und kann sich in Zukunft weiter in diese Richtung bewegen. Zudem motiviert positives Feedback, wie bereits eingangs erwähnt, und ist ein wichtiger Stein auf dem Weg zu einem starken Team, bei dem jeder auf derselben Seite steht.

Der richtige Zeitpunkt für Feedback

Wie oft Feedback zu erbringen ist, hängt entscheidend vom Projekt und dessen Umfang ab. Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass regelmäßiges Feedback in kurzen Abständen zu bevorzugen ist. Gerade in der Anfangsphase, in der wichtige Entscheidungen getroffen werden, die sich auf alle weiteren Planungsschritte auswirken, lassen sich Folgefehler und mühsame Umplanungsmaßnahmen vermeiden.

Allerdings sollte ein gewisser Stand erreicht sein. Jeder Entwurf braucht seine Zeit bis er entwickelt und in sich stimmig ist. Während dieses kreativen Prozesses können Einschätzungen anderer Projektbeteiligten demnach auch schnell hemmend wirken. Schließen Sie die Aufgaben deshalb zunächst ab, bevor Sie andere nach deren Meinung fragen.

Abhalten von Feedbackrunden

Feedback kann auf ganz unterschiedliche Weise erfolgen und bedarf nicht zwangsläufig dem Abhalten eines Meetings. Wir empfehlen zumindest nach jeder Planungsphase das Abhalten einer sogenannten Feedbackrunde, bei der alle an der Planung Beteiligten zusammenkommen und den bisherigen Projektfortschritt durchsprechen.

Wichtig ist, dass diese Runden ausreichend geplant und die zu überprüfenden Arbeiten allen Beteiligten rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden. Während des Meetings ist sich dann zunächst mit den identifizierten Problemen zu beschäftigten, bevor es zu der Erarbeitung von Lösungsvorschlägen übergeht. Diese Ergebnisse sind dann detailliert festzuhalten, sodass Planer bei der Umsetzung auf diese zurückgreifen können und eine Kontrolle dieser möglich ist. Schließlich ist nichts ärgerlicher, als wenn bereits besprochene Probleme untergehen und auch nach der Revision fortbestehen.

Fazit

Feedback dient dazu Missverständnisse zu klären und Ansprüche und Erwartungen zu formulieren. Gerade in der Planungsphase, ist ein kontinuierlicher Austausch unverzichtbar. Setzen Sie sich deshalb intensiv mit dem Thema auseinander, entwickeln Sie eine eigene Feedbackkultur und achten Sie darauf, dass Reaktionen nicht spontan oder impulsiv erfolgen, sondern auf kritischen Analysen beruhen.

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