Projektvorbereitung durch Bedarfsplanung

In dem kürzlich veröffentlichen Beitrag 8 Tipps, mit denen Sie Bauprojekt meistern sind wir gleich zu Beginn auf das Thema Bedarfsplanung eingegangen. Wie Sie dem Artikel entnehmen können, gilt die Bedarfsplanung als Grundlage für erfolgreiche Bauprojekte und kann wesentlich dazu beitragen Unstimmigkeiten zu vermeiden, einen fließenden Arbeitsablauf ermöglichen und somit Zeit-, Kosten und Qualitätsvorteile realisieren.

Der nachfolgende Beitrag behandelt das bedeutende Thema Bedarfsanalyse ausführlicher.

Was ist eine Bedarfsplanung?

Der erstmals im Jahre 1996 veröffentlichten DIN-Norm 18205 zufolge, sollen im Rahmen der Bedarfsplanung die Bedürfnisse, Ziele und Anforderungen des Bedarfsträgers zusammengetragen und die Ergebnisse in einem sogenannten Bedarfsplan festgehalten werden. Als Bedarfsträger sind dabei nicht nur die Bauherren zu verstehen, sondern auch die späteren Nutzer, sofern es sich um verschiedene Personen handelt.

Es geht bei der Bedarfsplanung also weder um die Ideenfindung noch Entwurfsentwicklung. Im Vordergrund stehen vielmehr die Interessen und Vorstellungen der Bedarfsträger. Bei der Durchführung beteiligte Experten haben demnach die Aufgabe dem Bauherrn mit ihrem Fachwissen beratend zur Seite zu stehen. Eigenen Ideen, Anregungen oder Lösungsvorschläge sind dann in den darauffolgenden Phasen nachzugehen.

Vorgehensweise

Im Idealfall findet die Bedarfsanalyse bereits vor dem eigentlichen Projektstart als Teil der Projektvorbereitung statt. Schließlich gilt die Analyse als Grundlage für allen weiteren Arbeitsschritte. Inwieweit bei der Durchführung auf die Fachkenntnis von Experten zurückgegriffen werden soll, bestimmt der Einzelfall. Wir sind allerdings der Meinung, dass es in jedem Fall von Vorteil ist, wenn sich der Bauherr zunächst selbst mit seinem Vorhaben auseinandersetzt. Der Bauherr hat dadurch die Möglichkeit, sich zunächst ohne äußeren Einfluss und völlig ungestört mit seinen Bedürfnissen und Vorstellungen auseinandersetzen, bevor er Kontakt zu den sonstigen Projektbeteiligten aufnimmt.

Hat der Bauherr alle relevanten Informationen zusammengetragen, kann gemeinsam mit Architekt, Bauunternehmer oder sonstigen Beteiligten der Bedarfsplan erarbeitet werden. Die Experten trifft bei dieser Zusammenarbeit eine besondere Verantwortung. Als Experten verfügen sie über das notwenige Know-How, können Auskunft zu baurechtlichen Fragen geben oder erste Einschätzungen zu Zeit- und Kostenrahmen abgeben. Weiterhin können Experten durch die Bereitstellung von Fragebögen oder Vorlagen dem Bauherrn die Bedarfsermittlung vereinfachen und zu einer strukturierten Aufbereitung der Erkenntnisse beitragen.

Nehmen Sie sich die Zeit und setzen Sie sich rechtzeitig mit Ihrem Vorhaben auseinander.

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In fünf Schritten zum Bedarfsplan

Schritt 1: Projektkontext

Zu Beginn der Bedarfsanalyse ist es sinnvoll sich zunächst mit den Gründen für das Projekt auseinanderzusetzen. Fragen Sie sich, warum der Bauherr dieses konkrete Projekt verfolgt. Die Beweggründe können ganz unterschiedlich sein. So will sich eine Familie beispielweise endlich den Traum der eigenen vier Wände erfüllen, während der Unternehmer eine neue Fabrik benötigt, um Prozesse zu optimieren. Wichtig ist es, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Weiterhin sind an dieser Stelle erste Angaben über das zur Verfügung stehe Budget sowie möglichen zeitlichen Einschränkungen zu machen, die jedoch nur einen Rahmen und noch keine Zeit- bzw. Kostenschätzung darstellen.

Schritt 2: Rahmenbedingungen

Sobald der Projektkontext geklärt ist, sind die Rahmenbedingungen festzuhalten. Von großer Bedeutung sind vor allem Informationen rund um das Grundstück und dessen Beschaffenheit. Neben den öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Voraussetzungen, können auch Grundstücksbedingungen wie der vorhandene Baubestand, Topografie, Baugrundverhältnisse und Grundstückszuschnitt einen entscheidenden Einfluss auf Entwurf und Projekt nehmen. Ebenfalls zu den Rahmenbedingungen gehören die vorhabende Bausubstanz und deren bisherige Inanspruchnahme.

Schritt 3: Projektziele

In einem dritten Schritt sind die Projektziele festzulegen. Projektziele sind als eine Auflistung der wichtigsten Resultate zu verstehen, die durch die erbrachte Leistung erzielt werden sollen. In der Regel lassen sich diese den Kategorien Qualität, Zeit und Kosten zuordnen, die auch als magisches Dreieck bekannt sind. Nicht zu verwechseln sind die Projektziele mit konkreten Anforderungen an die Immobile. Vielmehr gilt es sich auch hier auf das Wesentliche zu konzentrieren. Eine hilfreiche Methode, von der Sie wahrscheinlich schon einmal gehört haben, ist die sogenannte SMART-Methode, die besagt, dass Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert zu formulieren sind.

Schritt 4: Nutzungsanforderungen

Sobald die Projektziele definiert sind, sind die Nutzungsanforderungen an den Entwurf zu bestimmen. Hier empfiehlt es sich zunächst intensiv mit den späteren Nutzern auseinanderzusetzen. Steht im Vorfeld noch nicht fest, wer die Immobilie später nutzen wird, eignet sich das Definieren sog. User Personas. Durch das Bestimmen fiktiver Personen, die in die Zielgruppe passen, können so spätere Anwendungsfälle vor und während des Entwerfens durchgespielt werden. Neben grundsätzlichen Informationen zu Alter, Beruf oder der persönlichen Interessen, spielen gerade die Bedürfnisse, Ziele und Frustrationen der Personas eine zentrale Rolle.

Im Anschluss an die Zielgruppenanalyse gilt es sich ausführlich mit den Vorstellungen und Anforderungen des Bauherrn auseinanderzustehen. Der Übersicht wegen empfiehlt es sich eine Reihe von Kategorien festzulegen, denen sich die Anforderungen zuordnen lassen. Als Beispiel lassen sich hier funktionale, technische, gestalterische, ökonomische und ökologische Anforderungen aufführen. Setzen Sie sich mit jeder Kategorie intensiv auseinander und kläre Sie möglichst alle offenen Fragen. Da hier bestimmte Fachkenntnis vorausgesetzt sind, sollten spätestens an dieser Stelle Experten miteinbezogen werden. Mögliche Ergebnisse dieses Planungsabschnitts können ein Funktions-, Flächen- oder Raumprogramm sowie eine Auflistung der Anforderungen an Außenanlagen oder die Gebäudeausstattung sein.

Schritt 5: Machbarkeitsanalyse

Zu guter Letzt sind sämtliche Anforderungen und Vorgaben auf deren Machbarkeit zu überprüfen. Dies kann bereits parallel zur Definition dieser, sollte jedoch noch vor der eigentlichen Ideenfindung bzw. Entwurfsplanung stattfinden. Überprüfen Sie genau, ob sich die Anforderungen in Bezug auf die rechtlichen, finanziellen und zeitlichen Rahmenbedingungen auch tatsächlich umsetzen lassen. Denn nichts ist ärgerlicher, als wenn der mühsam ausgearbeitete Entwurf sich am Ende in dieser Form nicht realisieren lässt.

In diesen fünf Schritten lässt sich ein strukturierter Bedarfsplan erstellen.

Fazit

Durch eine sauber durchgeführte Bedarfsplanung lässt sich jede Menge Ärger und Mehraufwand einsparen. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit und stellen Sie sicher, dass bereits vor dem Projektstart alle notwenigen Fragen geklärt sind. Die Zeit, die Sie im Vorfeld aufwenden, werden Sie mit Sicherheit schnell wieder eingeholt haben. Halten Sie die Erkenntnisse unbedingt schriftlich fest und kommunizieren Sie diese mit den betroffenen Personen. Dann steht einer erfolgreichen Konzeptfindung nichts mehr im Weg.